De administratie opzetten en bijhouden is voor vele ondernemers een noodzakelijk kwaad.
Dat zou het zeker niet moeten zijn, want een goede administratie is erg belangrijk. Niet alleen omdat het verplicht is, maar ook omdat u met een correcte administratie inzicht heeft in uw bedrijf en kunt controleren of uw bedrijf geld oplevert.
Ook is de administratie de basis voor uw belastingaangiften en blijft u, ook als u het uitbesteed, als ondernemer zelf verantwoordelijk voor een deugdelijke administratie en voor de belastingaangiften.
Debiteurenbeheer (credit management) is controleren en beheren van openstaande facturen.
Wanneer u de administratie up to date houd kan u tijdig ingrijpen wannneer uw debiteuren niet op tijd betalen. Hier zijn ook uw algemene voorwaarden weer van belang waarin u de betalingstermijn kan laten opnemen.
Zorg altijd dat u in uw offerte verwijst naar deze voorwaarden. Ook is het verstandig de betalingstermijn te vermelden op uw facturen.
Zoals u wilt dat uw debiteuren op tijd betalen, zo wil uw leverancier dat van u ook. Wanneer u facturen ontvangt controleer deze altijd op juistheid. Zorg dat u uw leveranciers op tijd betaald! Het kan een hoop narigheid voorkomen.
Let vooral op "spookfacturen" die tegenwoordig nog weleens worden toegestuurd.
U kunt dit melden bij het steunpunt acquisitiefraude. Ook plaatsen wij een waarschuwing op onze website zodra er weer spookfacturen in omloop zijn.
Als ondernemer moet u de administratie zeven jaar lang bewaren. Dit is wettelijk verplicht. Alles wat financiële gevolgen heeft voor de onderneming moet u vastleggen in een administratie. Denk hierbij aan basisgegevens zoals:
Op deze bewaartermijn bestaan uitzonderingen. Gegevens over onroerende zaken moet u tien jaar bewaren.
Al uw gegevens die u elektronisch of op papier vastlegt dient u te bewaren. Denk hierbij aan;
kasadministratie en kassabonnen, in,- en verkoopboek, bankafschriften, contracten, overeenkomsten, software en databestanden, agenda's etc.